HERRAMIENTAS DE OFIMÁTICA

WORD

1. Word. Introducción 

*Introducción 

En este curso, estaremos estudiando la utilidad de las Barras de Herramientas, y  conociendo las más sencillas e importantes; aprenderás cómo emplearlas correctamente en la edición de un documento.

Las Barras de Herramientas: En un lenguaje sencillo, podemos definir a las barras de herramientas como diferentes recursos que nos permiten trabajar en un documento, aplicando diferentes procesos técnicos que simplifican todas las acciones de edición del documento.

Estaremos abordando el tema de manera simplificada, con lenguaje sencillo, y con fáciles esquemas que permitan una mejor comprensión.

En el Menú Barras de Herramientas; encontrarás muchas opciones, que tienen que ver con las diferentes operaciones, y procesos que puedes efectuar en un documento; procesos tales como editar imágenes, editar tablas, bordes, etc.

En el gráfico siguiente tenemos la ubicación del Menú Ver:

Dentro del Menú Ver, una vez hayamos seleccionado la opción "barra de herramientas", se nos desplegarán una serie de opciones, las cuales son selecciones para elegir cómo se desea observar la presentación del documento como tal:

 

2. Word. Letras y estilo de fuentes 

*TIPO DE LETRAS

A continuación veremos la manera de configurar, en nuestro documento, la apariencia de nuestro texto: esto incluye la forma en que queremos se vean, entre otros, nuestros títulos y subtítulos:

*ESTILO DE FUENTES

El texto es una parte vital del documento. La forma, el estilo y, en general, cómo se presenta la información, será lo que le dará valor al documento.

Ahora te presentamos ejemplos de usos de estilo de fuentes, es decir, de tipos de letras:

 

3. Word. Tamaño de letra 

TAMAÑO DE LETRAS

Podemos variar el tamaño de letra de nuestro documento según lo veamos conveniente. Muchos optan, por ejemplo, por poner un tamaño de letra más grande para los títulos, en relación al texto del contenido general de nuestro documento. Observemos el siguiente gráfico para ubicar la herramienta que nos permitirá modificar el tamaño de letra de nuestro texto:

Ejemplos: Se pueden escoger diferentes medidas, desde el 8 hasta el 72 generalmente; aunque puede ser mucho más si se desea: 

 

4. Word. Apariencia de letra 

APARIENCIA DE LA LETRA

Podemos modificar la apariencia de nuestro texto, resaltando las letras usando la herramienta negrita, subrayándolas o poniéndolas en cursivas, como vemos en el gráfico siguiente:

Ejemplos: Usemos la frase "www.mailxmail.com"

También, las tres opciones se pueden usar juntas en una misma frase. Como lo hemos hecho con la siguiente palabra:

Mailxmail (Vemos que está, a la vez, con negritas, cursivas y subrayado)

 Aquí podemos ver el uso de la letra Cursiva: esta ladeada hacia la derecha, esto es porque la palabra fue seleccionada y luego se seleccionó la opción

- Aquí podemos ver también el uso de la tecla puesto que la palabra fue seleccionada y está marcada de un color más grueso y oscuro.

- Aquí podemos ver el texto subrayado, esto indica que fue seleccionada la tecla , y es por eso que el texto está subrayado.

* En este sencillo ejemplo; podemos ver las tres herramientas mientras están siendo empleadas en una misma frase, de manera alternada o en conjunto.

5. Word. Alinear el texto

PRESENTACIONES

*Alineado del texto

En este capítulo vamos a ver lo referente al alineado del texto. Un texto, como todos sabemos, no sólo puede estar alineado a la izquierda. Es así que Word te ofrece la posibilidad de variar en la alineación del texto según la necesidad.

Tenemos cuatro formas de alinear el texto: alineado a la izquierda, centrado, alineado a la derecha, y justificado. Veamos lo dicho en el gráfico a continuación:

El texto quedará del lado derecho, del lado izquierdo, centrado, u organizado conservando los márgenes establecidos (justificado), de principio a fin.

6. Word. Numeración y viñetas (opción A) 

NUMERACIÓN Y VIÑETAS 

Existen dos maneras de búsqueda de estas opciones:

Opción A: Ir al Menú de Formato:

Al entrar allí, estarán disponibles tres cuadros de opciones:

Cuadro 1: Al hacer click en (Viñetas). Cuadro 2: Al hacer click en (Números)

También aparecen dos recuadros de opciones, pero son mas complejos, y en esta ocasión no los estudiaremos: Esquema Enumerado - Estilo de letras:

7. Word. Numeración y viñetas (opción B) 

En capítulo anterior habíamos visto una primera opción de búsqueda de las herramientas para insertar numeración y viñetas a nuestro texto. Ahora vermos una forma aun más fácil de ubicar dichas herramientas:

Opción B:

 Ir directamente a las barras de heramientas, donde encontraremos estos iconos Son las dos opciones; el primer icono es el de numeración, el segundo es el de viñetas. Veámoslo en el siguiente gráfico:

Cualquiera de estos modelos de viñetas se pueden cambiar, usando los pasos de la Opción A:

8. Word. Columnas

COLUMNAS

En Word también podemos generar texto en columnas paralelas. Veamos en el siguiente gráfico cómo ubicar esta herramienta:

Al darle Click a cada cuadro tendrás diferentes opciones:

Subrayando con el mouse puedes adaptar el texto a 1, 2, 3 o 4 columnas

- Ejemplo de una Columna: El texto está ocupando todo el espacio en el documento.

- Ejemplo de dos Columnas: El texto está distribuido entre dos espacios en el documento.

- Ejemplo de tres Columnas: El texto está distribuido entre tres espacios en el documento.

- Ejemplo de cuatro Columnas: El texto está distribuido entre cuatro espacios en el documento.

 

9. Word. Colores 

EDICIÓN DE COLORES En este capítulo veremos las posibilidades que Word nos presenta para modificar nuestro texto en cuanto a los colores. Ahora te mostraremos tres herramientas importantes para la edición de colores: Color de fuente, color de relleno y color de líneas. Mira nuestro gráfico siguiente y podrás ubicar dichas herramientas:

En cada uno de estos recuadros con opciones, aparecen algunas imágenes que debes conocer, para poder usarlas a la hora de requerir darle color a tu documento. Conozcamos más de cerca estas opciones:

Al hacer Click en cualquiera de estas opciones, automáticamente saldrá un cuadro con opciones de colores para que elijas el color que prefieres. Dentro de estos cuadros, siempre hay otras opciones, para seleccionar otros colores, crear nuevos colores, crear otros efectos de rellenos, etc.

Al darle click a cualquiera de estas opciones saldrá este un recuadro, que es de dónde deberás elegir el color desaedo:

10. Word. Insertar recursos

INSERTAR RECURSOS AL DOCUMENTO

Editar un documento no solamente requiere escritura, muchos documentos demandan la urgente necesidad de insertar diferentes recursos tales como:

  Imágenes, dibujos, fotos, gráficos, tablas, símbolos, y otro tipo de letras y de escritura.

OTROS RECURSOS: En el siguiente gráfico verás una serie de opciones a la hora de insertar elementos o recursos a tu documento:

Como verás, se pueden insertar distintos tipos de recursos: imágenes prediseñadas, autoformas, textos con estilos prediseñados, tablas, hojas de Excel; también puedes insertar imágenes que tengas guardadas en el disco duro de tu ordenador; puedes también, entre otros, insertar símbolos, y generar sombra para texto y otros elementos.

11. Conclusión

La utilidad de la barra de herramientas de Microsoft Word vas a aprender en este curso. Tendrás en tus manos la posibilidad de conocer las más importantes herramientas para la edición de documentos de texto. Conoce y aprende a emplear correctamente la barra de herramientas en la edición de un documento de Microsoft Word.

La utilidad de la barra de herramientas tiene una doble función: por un lado, permitirnos la edición de nuestro documento: disposición del texto, de los gráficos, de los cuadros y de la organización en general. Por otra parte, la barra de herramientas nos permiten personalizar nuestro documento: elegir el tipo de letra y el color deseado para nuestro texto; añadir resaltados, negrillas, cursivas, delineados y una serie de elementos que podrás aplicar a tu documento de texto mediante el uso de su herramienta respectiva, cuya explicación te ofrecemos en el contenido de nuestro curso 

Cuestionario de Word.

1._Procesador de texto.

Word.

2._Visualiza las propiedades del documento.

Menú archivo

3._Inicio de la siguiente pagina.

 Ctrl+av pág.

4._ Ctrl+ENTER

Insertar una hoja nueva.

5._Ctrl+FIN

Fin del documento.

6._Menu insertar encabezado y pie de página.

Ver

7._Activa la barra de herramientas de autoforma

Insertar imagen autoforma.

8._Activa editor de ecuaciones.

Insertar objetos-Microsoft editor ecuaciones

9._Configura las tabulaciones.

Formato tabulaciones.

10._Genera los índices de un documento.

Insertar índice tabla

11._Ordena en forma ascendente o descendente.

Tabla ordenar.

12._Selecciona un documento.

Insertar salto.

13._Sirve para pegar vínculos.

Menú edición-pegado especial

14._Activa la opción de reemplazar

Ctrl+L

15._Configura el interlineado de un documento.

Formato-párrafo-interlineado.

EXCEL

Introducción

En esta segunda parte del manual para el usuario, vamos a aprender como a utilizar Excel, nos introduciremos en el mundo de las tablas y haremos cosas con ellas que jamás pensaste.

Excel tiene una gran variedad de cosas que si eres persona de negocios, te va a servir mucho.

Excel esta diseñado principalmente para llevar registros y calcular precios y costos de costos, esto te serviría o te servirá para tu empresa.

Pero ¿Qué esperamos? Comencemos ¡YA!

Empezar a trabajar con Microsoft Excel

Para empezar a trabajar con Microsoft Excel tenemos que familiarizarnos con el. Vamos a ver el entorno de Excel.

Como podrás ver, también esta dividido en 3 partes

• Una barra de control
• Una barra de herramientas
• 3 Hojas de cálculo

Herramientas de Microsoft Excel

Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las de Microsoft Excel son las mismas como son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y 5, solo mostrare las nuevas de Excel.

Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante.

 Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan números y da el resultado en otra celda

 Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo

 Graficas: Este botón es para insertar una grafica en la hoja de cálculo, hay muchos tipos de graficas, pero eso lo vamos a ver después.

 Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como dinero, contabilidad, etc.

 Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero

 Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un número con muchos decimales

 Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares

Que es Microsoft Excel y cuales son sus características

Excel es un programa que sirve para hacer hojas de cálculo y de eso se puede sacar mucho provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.

Las principales características de Excel son:

• Es una hoja de cálculo
• Puede hacer cálculos muy largos
• Tiene limitaciones increíblemente pequeñas
• Una tabla no es un reto par Excel
• Plantillas y ejemplos muy explícitos
• Relleno y formato de celdas

Insertar una función

Una función, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4 primeras cosas.

Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula.

• Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a hacer una formula o función:

Ejemplo: =

• Después del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función) las 4 funciones que vamos a ver son:
• • Suma: Suma todas las celdas seleccionadas
  • Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas
  • Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas
  • Min: Te da el numero mas pequeño de las celdas seleccionadas

Ejemplo: =suma

• Ahora, tenemos que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que queremos que sume, de el promedio, el mínimo o el máximo numero (en cual celda(s))

Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)

	A
1	1
2	2
3	3
4	=suma(a1,a2,a3)

• Finalmente, solamente has clic en cualquier de las otras celdas y el resultado va a aparecer

Ejemplo:

	A
1	1
2	2
3	3
4	6

Para métodos más fáciles, en vez de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4

Hacer una formula

Una formula es casi como una función, una función es algo que la computadora ya tiene hecho (algo que esta guardado para que haga algo) y una formula, es como tu función personalizada.

La formula se hace casi igual que la función:

• Empezamos con un signo de igual
• Ahora tú puedes hacer una operación básica o larga con respecto a una celda

Los caracteres que se usan en operaciones básicas son:

+ Para sumar

- Para restar

* Para multiplicar

/ Para dividir

También puedes incluir una función en una formula como:

=a1+3*2*suma (a2:a4)

Las formulas son igual o mas útiles que las funciones porque la computadora no sabe a lo que una empresa, negocio o tu se van a enfrentar

Las formulas pueden "sustituir" a las funciones, por ejemplo:

En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3, claro que las funciones son mas practicas que las formulas, pero viéndolo desde otro punto de vista, es muy útil

Insertar una fila o una columna

Insertar una fila o una columna puede ser muy útil cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo mas para Microsoft Excel

Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que tienes 2 diferentes bases de datos y necesitas mas espacio en el medio, solo sigue estas 2 instrucciones fáciles de seguir:

• Selecciona una celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y has clic en el botón derecho y presiona insertar…
• Selecciona insertar toda una fila y listo, te la inserta

 Este método también funciona con las columnas, solo has clic en insertar toda una columna.

También puedes eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2 pasos:

• Selecciona una celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la seleccionada) y has clic en el botón derecho y presiona eliminar…
• Selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada

Si, también funciona para las columnas, solo has clic en eliminar toda una columna.

Encabezados y relleno de celdas

Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que mas se usan en una base de datos, como el nombre de la empresa, nombre de transición, factura, etc. Esto es una cosa muy fácil de hacer en Excel

Solamente tienes que seleccionar las columnas que quieres juntar, y has clic en el botón de combinar y centrar, así:

 Para rellenar una celda, puedes usar la opción de relleno en el menú de herramientas "dibujo", si no lo tienes, solamente has clic en . Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de color y listo

Ejemplo:

Gráficas y tipos de ellas

Las gráficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.

Vamos a ver como insertar una grafica y que nos muestren los datos de celdas actuales.

• Selecciona los datos que quieres representar
• Has clic en el botón para insertar la grafica
• Has clic en la grafica que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas adelante)
• Has clic en siguiente
• En el siguiente paso, omítelo (2/4)
• En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y
• En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner la grafica en la misma hoja o en una nueva

 Los tipos de gráficas son:

Columnas y barras: Para comparar valores

Líneas: Mostrar fácilmente muchos números

Circular: El por ciento de un todo

Área: Presenta la tendencia a través de el tiempo

POWER POINT

Nuevo: Este comando es para crear una nueva presentación. Al darle clic se abre una ventana como la siguiente:

Esta ventana tiene las opciones:

· General: abre una presentación en blanco.

· Diseño de presentaciones: da al operador una serie de opciones para abrir un documento nuevo con un diseño preestablecido.

· Presentaciones: contiene una serie de documentos de presentaciones como ejemplos.

· Paginas wep: sirve para crear banners para insertarlos en una plantilla  html o pagina wep.

Abrir: Abre las presentaciones. Al darle clic se abre la siguiente ventana:

En esta ventana se presenta todas las opciones que se tiene para abrir un archivo existente, como nombre de archivo, tipo de archivo, texto o propiedad, ultima modificación, esto para clasificar los archivos que aparecen en el recuadro blanco. En la parte superior apárese un segmento el cual es para ubicar en que parte del (los) disco duro(s) se encuentra los archivos.

Cerrar: Cierra el documento señalado o activo. En algunos casos pregunta si desea guardar el archivo.

Guardar: Almacena la información. Se abre la siguiente ventana:

En esta ventana se coloca la ubicación hacia donde se desea guardar el archivo, con que nombre y de que tipo (formato)

Guardar como: La diferencia con Guardar, es que en la anterior solo se abre la ventana cuando el computador no se le a dado una ubicación de guardado, a partir de hay cada ves que se le haga clic se guardara la ultima actualización de la presentación en el lugar que se le había ordenado. En cambio en este comando siempre aparecerá la ventana anterior con la finalidad de cambiar el destino, tipo o nombre del documento.

Guardar como html: Guarda la presentación como una plantilla para wep.

Presentaciones portátiles: Este comando sirve para guardar una presentación como un ejecutable para presentarla luego con solo un clic. Al darle clic se abre la siguiente ventana:

Esta ventana es un asistente para presentaciones portátiles, la cual te da las indicaciones para guardar una presentación como ejecutable.

Configurar pagina: En este comando aparecen las opciones para la configuración de la pagina.

Aparece las distintas opciones como tamaño de la presentación,  orientación tanto de la diapositiva como del texto y el numero de diapositivas que tendrán esta configuración.

Imprimir: Comando que abre las opciones de imprimir:

Estas opciones van desde el tipo de impresora, numero de copias, paginas del documento que se van a imprimir, entre otras.

Enviar a: Envía el documento a una serie de destinatarios tales como  destinatarios de correo, de fax, entre otros.

Propiedades: Muestra las propiedades del documento, abriéndose la siguiente ventana:

General: En esta ventana se muestran las características generales de la presentación tales como tamaño del archivo, tipo, ubicación, entre otros.

Resumen: Da información precisa con respecto a la presentación tales como autor, titulo, organización, algunos comentarios que te sirvan para obtener mas información sobre lo que se esta trabajando, entre otras.

Estadística:  Da información  del documento con respecto a  el numero de diapositivas que has realizado, numero de párrafos , palabras , del tiempo de edición  entre otras.  

Contenido:  Incluye todo lo referente a  fuentes usadas en el documento, títulos de cada diapositivas etc.

Personalizar:  Se debe seleccionar un objeto para luego darle características deseadas que se encuentre dentro de las opciones nombre (asunto, destino, correo, etc.)  tipo (texto, fecha, etc.) y valor.

Salir: Se sierra el power point, en el caso de que no se halla guardado el documento con que se estaba trabajando preguntara si lo quiere guardar.

Capítulo: Diapositivas

MENÚ EDICIÓN.

Deshacer: Borra lo  que se ha hecho en orden de lo ultimo a lo primero, por cada ves que se le da clic.

Rehacer: Vuelve a colocar lo que anteriormente se le dijo que deshiciera también en el orden de lo ultimo a lo primero.

Cortar: Al tener algo seleccionado  y se le da al comando cortar lo seleccionado se elimina y queda almacenado en un archivo temporal.

Copiar: Al tener algo seleccionado y se le da al comando copiar lo seleccionado solo se almacena en un archivo.

Pegar: Al darle al comando pegar lo que se había guardado en al archivo temporal se aparece en la diapositiva.

Pegado especial: Este tipo de pegado se refiere a como quiere la persona que se pegue los objetos, en que formato. Luego los objetos se trabajan de acuerdo con el tipo de formato con que se pegaron.

Pegar como hipervinculo: Esta opción pega el objeto con una dirección a otro destino, ya sea internet, fttp, otra diapositiva  (que puede ser otro que no este en el orden siguiente) etc.

Borrar: Elimina la selección sin guardarla en algún archivo temporal.

Seleccionar todo: Selecciona todo los objetos de la diapositiva.

Duplicar: Crea otra copia del (los) objeto(s) seleccionado.

Eliminar  diapositiva: Elimina la diapositiva actual o activa.

Buscar: Sirve para buscar alguna(s) palabra(s) o frases en la presentación.

Reemplazar: Sirve para buscar alguna frase o palabra y cambiarla por otra.

Ir a propiedad: Una ves creadas la propiedades personalizadas en el documento, todas estas aparecen en el recuadro "nombre de propiedad" donde podrás ubicar  todas las propiedades realizadas en la presentación.

MENÚ VER.

Diapositiva: Es un tipo de vista en que aparecen las diapositivas de manera individual.

Esquema: Es un tipo de vista en la que se puede examinar la estructura esquemática de cada diapositiva de manera organizada.

Clasificador de diapositivas: Muestra las diapositivas de forma reducida de manera tal que se puedan observar varias en una misma pantalla.

Pagina de Notas: Muestra las notas correspondiente a la diapositiva que se este trabajando.

Presentación con diapositiva: Muestra la presentación en pantalla completa  de manera secuencial con todos los efectos y animaciones. Esto quiere decir todas las diapositivas realizadas.

Blanco y Negro: Convierte todas las diapositivas de su color original a blanco y negro.

Diapositiva en miniatura: Muestra el como va a ser la presentación en pantalla completa,  en una ventana de manera reducida.

Notas del orador: Al darle clik  se abre la siguiente ventana:

En esta ventana se puede colocar todas las notas  y observaciones con respecto a la  diapositiva que se esta trabajando.

Barra de Herramientas: En esta se muestra un sub menú la cual contiene todas las obsiones  y configuraciones que se le puede hacer a las barras de herramientas. En ese sub menú aparecen opciones prediseñadas tales como:

·        Estándar: muestra las herramientas básicas a utilizar en el programa, como por ejemplo guardar, imprimir, abrir, nuevo, zoom, etc.

·        Formato: muestra las herramientas a utilizar con respecto a todo lo referente al texto seleccionado tal como tipos de fuentes, tamaño de las fuentes, opciones de fuentes ( negrillas, subrayado, cursivas), opciones de los párrafos (justificado, centrado, alineado a la derecha, alineado a la izquierda.), etc.

·        Cuadro de controles: muestra las herramientas a utilizar con respecto a casillas de verificación, botones de comando, botones de opciones, botones

de alternado, entre otros. Inclusive se tiene las opciones de ver las propiedades, el código e insertar otros subprogramas.

·        Efectos de animación: presenta los tipos de herramientas que se tienen para crear y configurar animaciones.

·        Imagen: nos facilita todas las opciones que se pueden utilizar a una imagen de la presentación.

·        Revisión: muestra las opciones insertar comentarios, ocultar o aparecer comentarios, crear una tarea de outlook, destinatario de correo.

·        Tareas comunes: nos da opciones para poder crear de nuevo otra diapositiva o aplicar un diseño a la diapositiva.

·        Visual Basic: Contiene las opciones para crear o modificar un programa en visual basic  en la presentación.

·        Wep: Aparece todo lo referente que tenga que ver con paginas de internet.

·        Word Art: Aparecen las herramientas a utilizar para crear y modificar texto con diferentes estilos.

Personalizar: Al darle clik  aparece una ventana como la siguiente.

En esta ventana  aparecen 3 pestañas:

·        Barra de herramientas: En esta aparecen las distintas opciones prediseñadas que se pueden utilizar.

·        Comandos: En esta tiene la posibilidad  de colocar todos los comandos existentes de manera individual.

·        Opciones: Contiene otras alternativas que se pueden aplicar a las barras de tareas tales  como, iconos grandes, animación de menú entre otras.

Regla: Muestra u oculta  las pautas de medición tanto horizontales como verticales.

Guía: Muestra líneas punteadas, que no aparecerán en  la presentación, que dividen la pagina tanto  en lo ancho como en lo largo que sirve de ayuda para ubicar el centro de la diapositiva.

Encabezado y Pie de Página: En esta ventana contiene todas las opciones relacionadas con la creación y  modificación de encabezados y pie de pagina.

Comentarios: Muestra u oculta los comentarios que se encuentren en la presentación.

Zoom: Con las distintas opciones para ajustar el tamaño de la vista en la presentación.

MENÚ INSERTAR.

Nueva diapositiva: Crea una nueva diapositiva. La cual muestra los distintos diseños al crear una diapositiva nueva.

Duplicar diapositiva: Crea una copia de la diapositiva que se este trabajando.

Numero de diapositiva: Sirve para colocar el numero de la diapositiva que desee de forma individual.

Tabulación: Crea una sangría en el espacio seleccionado.

Símbolo: En esta se muestra todos los caracteres que se pueden colocar de todas los distintos tipos de letras.

Comentario: Crea una pequeña nota sobre cualquier información sobre la diapositiva que se este trabajando.

Diapositiva de archivo: En ella se puede buscar otro archivo para insertar algunas o todas las diapositivas  en la presentación que se este trabajando.

Imagen: Contiene todas las opciones para colocar  una imagen, ya sea prediseñada, desde un archivo, autoformas, organigrama, wordart, desde un escáner o una tabla de Excel.

Cuadro de texto: Abre un cuadro en la cual se puede agregar cualquier escritura

Capítulo: Diseños

Películas y sonidos: En este se muestran las opciones para  colocar archivos de vídeo o sonido ya sean prediseñadas o desde cualquier ubicación en el disco duro, también contiene la opción de gravar algún sonido.

Gráfico: Al darle clik aparece un gráfico y una subventana  en la que se colocaran los datos de dicho gráfico.

Objeto: Donde tendrás todas las objetos que podrás colocar en la diapositiva.

Hipervínculos: Se debe seleccionar un objeto y se le da clik al comanda hipervinculo apareciendo la siguiente ventana:

En esta se presentan las distintas alternativas para crear un enlace a una dirección  de internet o a un archivo.

MENÚ FORMATO.

Fuente: Muestra las distintas alternativas para cambiar o alterar el texto como el tipo de letra, estilo, tamaño, color etc.

Viñetas: Al darle clik  se abre los distintos tipos de adornos o enumeraciones dependiendo del tipo de letra que se le pueda colocar a la presentación.

Alineación: Muestra las distintas opciones o características que se le quieran dar a un ubicación o colocación de un párrafo como justificado, alineado a la derecha, centrado, alineado a la izquierda.

Interlineado: Al darle clik se abrirá una ventana con las alternativas para configurar la separación entre líneas o entre párrafos.

Cambiar mayúsculas y minúsculas: Muestra las alternativas que hay para que una frase o palabra seleccionada se coloque en minúsculas, mayúsculas o tipo oración, e inclusive el alternado de una con otra.

Cambiar fuentes: Abre una ventana la cual nos da las opción de que el tipo de letra selecciona sea cambiada por cualquier otra. Se debe seleccionar el texto o lo que se quiera cambiar de fuente.

Diseño de diapositiva: Al darle clik se abrirá una ventana la cual nos dará las distintas opciones del tipo de diseño a escoger para cambiarla por la existente.

Combinación de colores de la diapositiva: Muestra las alternativas que se tienen para la aplicación del color ya sea de fondo, titulo, sombra, entre otras características, ya sea predeterminadas (estándar) o ya sea cualquier color que se escoja para cada una (personalizada)

Fondo: Muestra las alternativas que se tienen para cambiar el fondo, ya sea un color, un efecto de relleno o una imagen.

Aplicar diseño: En ella se muestran los tipos de plantillas de diseño que se le pueden aplicar a cada diapositiva.

Colores y líneas: Muestra las modificaciones que se le puede hacer a los objetos en cuanto a líneas, grosor, fondo, etc. Y en la ventana que se abre se muestra también otras opciones en las pestañas superiores que se explican a continuación.

Autoformas: Contiene todas la modificaciones que se les pueda hacer a un objeto como tamaño,  posición, imagen, etc. Abriéndose la siguiente ventana

Ortografía: Muestra la ventana que ayudara a corregir los errores gramaticales y ortográficos que se encuentren en la presentación mostrando las distintas alternativas.

Corrector de estilos: Muestra una ventana la cual sirve de guía para corregir el documento con respecto a ortografía, claridad visual, mayúsculas y  puntuación.

Idioma: Abre una ventana que muestra los distintos idiomas que el corrector ortográfico va a trabajar.

Autocorrección. Al hacerle clik a esta función se abrirá una ventana la cual presenta  las opciones en donde podrá hacer cambios con respecto a corregir mayúsculas de forma seguida, poner en mayúsculas  la primera letra de una oración, reemplazar texto mientras escribes, estos cambios se hacen de manera automática  mientras se escriben oraciones en la presentación.

Autoimagen: Abre una ventana la cual muestra una serie de verbos que son los mas utilizados en la presentación la cual al darle clik a ver imagen mostrara las imágenes relacionadas con esa palabra.

Power point central: Al darle clik se ejecuta el programa power point  central. Este programa es una presentación que muestras las características de power point, las actualizaciones entre otras cosas.

Presentación remota: Abre un asistente  para  crear una documento  que se va a presentar en otra(s) computadora(s) vía red.

Notas de la reunión: Se abre una ventana donde se podrá colocar observaciones sobre la presentación y los elementos de acción.

Expandir  diapositiva: Este comando sirve para que los párrafos seleccionados se dividan en diapositivas individuales, al darle clik se abre una ventana la cual es para colocar de que manera quiere ver las diapositivas una ves expandidas, como esquema y clasificación de diapositivas.

MENÚ PRESENTACIÓN.

Ver presentación: Al hacerle clik a ésta función se presentara el documento en pantalla completa con todas las animaciones y efectos.

Ensayar intervalos: Se abre una ventana en la cual se muestra un reloj, este sirve para la colocación del tiempo entre las transiciones de las diapositivas.

Grabar narración: Al hacerle clik se abrirá la presentación en pantalla y se activará el micrófono con la finalidad de insertar algún comentario en forma de audio con respecto a cada diapositiva según los intervalos de tiempo.

Configuración presentación: Al hacerle clik a esta función despliega una ventana en la cual aparecerán distintas opciones para realizar cambios a las diapositivas con respecto a tipo de presentación, diapositivas y avance de la diapositiva.

Presentación en dos pantallas: Presenta un asistente para que la presentación se vea en otro monitor conectado en algunos de los puertos de la computadora.

Botones de acción: Se muestra  un sub menú con los distintos iconos las cuales se le puede crear un hipervínculos o enlaces a otro destino puede ser otro documento, enviar a Internet o cualquier otro con la cual se cree el enlace.

Configuración de la acción: Se debe seleccionar  un objeto de la diapositiva para ejecutar la acción , luego se desplegara una ventana la cual no da las distinta opciones que se tienen para crear una acción con respecto al mouse.

Preestablecer animación: En ella se presenta un sub menú en las cuales aparecen algunas de las animaciones que se le quieran poner a los objetos  de las diapositivas y también desactivar alguna ya escogida.

Personalizar animación: En ella se despliega una ventana con todas las opciones para la configuración de las distintas animaciones de las presentación , estas va desde intervalos, efectos, efectos de gráficos y configuración de la presentación.

Vista previa de la presentación: Esta función abre una pequeña ventana en la que se podrá observar como se vera en la pantalla completa mientras se trabaje con la diapositiva, sirve de guía.

Transición de la diapositiva: Esta contiene las alternativas que se tienen para el cambio de una diapositiva a otra, desplegándose la siguiente ventana:

Ocultar diapositiva: Esta función sirve para que una o varias diapositivas seleccionadas no aparezcan en la presentación en pantalla paro sin eliminarlas.

Presentaciones personalizadas: Sirve para seleccionar diapositivas  que servirán  de guía para la creación de otras diapositivas. Se desplegara la siguiente ventana la cual contiene las opciones para agregar y mostrar entre otras.

MENÚ VENTANA.

Nueva ventana: Esta abrirá otra ventana del documento seleccionado.

Organizar todas: Esta función sirve para que todas las ventanas abiertas se coloquen de tal manera que se puedan observar todas a la ves.

Ajustar a la pagina: En esta función abrirá o colocara la ventana de manera tal que se vea la pagina entera sin excedentes .

Cascada: Coloca todas las ventana en orden progresivo para que se vean todas las barras de títulos.

Menú "?"

Ayuda de Microsoft Power Point.

Abre la ventana de ayuda en donde se puede escribir el tipo de ayuda que se requiera averiguar.

Contenido e índice:

Se abre la ventana que contiene todos los temas de ayuda que existen para power point y un índice para esos temas.

¿Qué es esto?: Al hacerle clik el botón del mause se colocara un signo de ayuda en la cual después se le dará clik a cualquier cosa que se quiera saber que es.

Microsoft en la Web: Contiene una serie de enlaces a sitios que los creadores de wep creen que pueden servir con respecto a power point.

Acerca de Microsoft Power Point: Muestra una ventana en la cual muestra la información de Power Point.

ACCESS

Concepto de Bases de Datos

Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.

El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos consiste en crear tablas.

Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.

Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos.

También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un objeto cambiando sus propiedades, así como utilizar los Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y modificar objetos. Sólo puede tener abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D.

Características de ACCESS

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows.

Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:

• Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
• Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
• Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento. Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

Instalación

La instalación de la versión 2.0 de Access requiere lo siguiente:

Procesador 80386 o superior.
Disco Duro con 19 megabytes de espacio libre (instalación normal).
Mouse u otro dispositivo o señalador compatible.
Pantalla VGA o superior.
6 Mb de memoria RAM (se recomiendan 8 Mb o más).
Microsoft Windows versión 3.1 o superior, Windows NT o Windows para trabajo en grupo.

Proceso de Instalación.

Emplee el programa de instalación (INSTALAR.EXE) para instalar Access como sigue:

Introduzca el disco 1 en la unidad de disco A (o en la B según su configuración).

Siga los pasos indicados por el propio proceso de instalación. Puede ahorrarse espacio en el disco eligiendo la opción de instalación Completa/Personalizada y seleccionando sólo los componentes que desee instalar.

Elementos fundamentales

Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.

Tablas

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros).

En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc.

Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.

Consultas

Una consulta es una pregunta que Ud. plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo ¿Qué productos tienen proveedores australianos?.

Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada.

El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica.

Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

Formularios

Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos.

Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso.

En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.

Informes

Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros.

Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.

Nota: Una B.D. puede contener o no cualesquiera de estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.

Operaciones con las bases de datos: La ventana de la base de datos

Cuando abra o cree una base de datos, Access presentará la ventana de la base de datos en la ventana de Access.

La ventana de la base de datos (ver fig. 1) es su centro de control. Desde aquí puede crear y usar cualquier objeto de su base de datos.

Fig. 1

La barra de menús incluye los menús y los comandos que le permiten crear y usar objetos en su base de datos.

La barra de herramientas contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).

Fig. 2

Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access, la barra de menús y la barra de herramientas cambian para presentar los comandos y las opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.

Los botones de selección de objetos de la ventana de la base de datos proporcionan acceso directo a todos los objetos de su base.

Abrir una Base de Datos.

Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre es un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la B.D.

Para abrir una base de datos existente:

• Haga clic en el botón Abrir base de datos (  ) de la barra de herramientas (o bien en el menú Archivo, elija Abrir base de datos (ver fig. 5)).
• Aparecerá la caja de diálogo Abrir base de datos (ver fig. 6). Para abrir la base de datos con acceso de sólo lectura, seleccione la opción Solo lectura en el cuadro de diálogo Abrir base de datos. Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos y objetos de la base de datos.
• Para abrir la base de datos con acceso exclusivo, seleccione la opción Exclusivo. Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en la base. Desactive esta opción para compartir los datos en un entorno multiusuario.

Fig. 3

Fig. 4

Fig. 5

Nota: En la ventana inicial de Access, puede abrirse una base de datos utilizando los números y los nombres que aparecen en la parte inferior del menú Archivo, que son las últimas cuatro bases de datos que se han abierto. Esta operación se puede simplificar oprimiendo la combinación de teclas Ctrl + O.

Crear una base de datos

Para crear una base de datos, haga clic en el botón Nueva base de datos (  ) de la barra de herramientas (o en el menú Archivo elija Nueva base de datos u oprima Ctrl + N). (Ver fig. 3).

Access mostrará el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos (ver fig. 4), donde podrá especificar un nombre y una ubicación para la base de datos. Un nombre de base de datos puede tener un máximo de 8 caracteres, pero no puede contener espacios. Si selecciona el nombre de una base de datos existente, Access le preguntará si desea reemplazarla.

Fig. 6

Access abre automáticamente una nueva base de datos con acceso exclusivo.

Cerrar una base de datos

• Cambie a la ventana de la base de datos si ésta no está activa (haga clic en la ventana de la base de datos o bien, en la barra de herramientas haga clic en el botón Ventana de la base de datos ( ).
• En el menú Archivo, elija Cerrar base de datos.

Empleo de las fichas-guía

Las fichas guía que reemplazan al tutorial normal que generalmente requiere una estructura predeterminada, operan como un profesor, ayudándole a trabajar con su base de datos mientras aprende. Las fichas-guía y Access se usan simultáneamente sin necesidad de pasar de uno a otro. Puede usar las fichas-guía para crear toda una base de datos o puede consultarlas cuando necesite ayuda sobre una tarea específica (ver fig. 7).

Fig. 7

Diseñar una base de datos

En una base de datos relacional, como las que se crean con Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.

Para diseñar una base de datos:

• Determine el propósito de la base de datos. Esto le ayudará a decidir qué se desea almacenar.
• Determine las tablas: Divida la información en diferentes temas, como por ejemplo, empleados o pedidos. Cada tema será una tabla de la base de datos.
• Determine los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Empleados podría ser Apellidos y otro podría ser Fecha de Contratación.
• Determine las relaciones entre la información: Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la base de datos. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario.
• Defina las relaciones entre las tablas.
• Refine su diseño: Asegúrese de que el diseño no tenga errores. Cree las tablas y algunos registros de datos como muestra. Vea si obtiene los resultados deseados y haga los ajustes necesarios.

Uso de los Asistentes de Access para crear objetos

Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o informe, Access presenta un cuadro de diálogo donde puede elegir si desea comenzar con un objeto en blanco y crearlo usted o, por el contrario, si desea utilizar un Asistente de Access como ayuda para crearlo (ver fig. 8).

Un Asistente de Access es como un experto en bases de datos que hace ciertas preguntas acerca del objeto deseado y después lo crea basándose en sus respuestas.